Vacature officemanager
Ben jij op zoek naar een afwisselende en tegelijkertijd verantwoordelijke functie? Ben je proactief en houd je ervan zelfstandig te werken? Ben je een echte ontzorger die op alle niveaus kan communiceren?
Wij zijn op zoek naar een energieke en ervaren Office Manager die het leuk vindt om in een relatief klein bedrijf allerlei zaken door elkaar heen te doen. In deze functie ben jij echt het middelpunt van de organisatie. Je begrijpt uit jezelf wat er geregeld moet worden, je bent punctueel in administratie, behoudt het overzicht en weet wat prioriteit heeft en wat niet. Je functie is ontzettend veelzijdig en op te delen in drie pijlers: officemanagement, directieondersteuning en ondersteuning bij operationele HR-zaken
Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:
Officemanagement
- Aansturen van de navolgende partijen:
- ICT-bedrijf (regelen aankoop, beheer en onderhoud van hard- en software, telefonie, printer)
- facilitaire diensten (schoonmaakbedrijf, tuinonderhoud, pandonderhoud)
- communicatiebureau (bij reclame-uitingen/beurzen e.d.)
- abonnementspartijen
Tevens verzorgen van contractvorming met bovenstaande partijen en nadien maandelijkse facturatiecontrole.
- Bestellen van facilitaire- en kantoorartikelen (online);
- Wagenparkbeheer (verzorgen van tankpassen, laadpaalbeheer, autoverzekeringen, e.d.);
- Licht facilitaire taken zoals o.a. verzorgen van koffie voor gasten, verzorgen van de lunch, ordelijk houden van het kantoor.
Ondersteuning directie
- Agendabeheer en archivering mailboxen:
- Bijhouden relatiebestand;
- Plannen van afspraken;
- Aanname telefoon;
- Ontvangst gasten;
- Verwerken post;
- Ondersteunen bij het maken van presentaties in PowerPoint;
- Website- en LinkedIn beheer;
- Ondersteunen bij marketing activiteiten, zoals voorbereiding van een vastgoedbeurs;
- Verzorgen van diverse administratieve zaken, waaronder aanleveren stukken notaris en banken, verzenden offertes en overeenkomsten en bewaken retournering.
Ondersteunen bij operationele HR-zaken
- Verzorgen van zaken omtrent in- en uitdiensttreding medewerkers;
- Bijhouden van verlof, verzorgen van presentjes.
Jouw profiel:
- Je hebt HBO werk- en denkniveau;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring binnen een zelfstandige functie als Office Manager, Management Assistent, Secretaresse (een pré indien dit in een vastgoed gerelateerd bedrijf is);
- Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar (uren bespreekbaar);
- Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Je hebt uitstekende beheersing van MS Office;
- Je bent administratief sterk, accuraat in je werk, daadkrachtig en neemt initiatief;
- Je bent punctueel, integer en communicatief vaardig;
- Je bent representatief;
- Je stelt prioriteiten en behoudt het overzicht, je kunt goed functioneren onder tijdsdruk;
- Je houdt van hard werken maar maakt ook tijd voor gezelligheid en brengt warmte en sfeer mee in het team!
Uiteraard wil je weten, wat krijg ik er voor terug?! Natuurlijk een prachtige, uitdagende job! En verder:
- Werken in een hecht team bij een organisatie van hoog niveau;
- Een gemotiveerd en dynamisch team van collega’s, een informele werksfeer;
- Een passende honorering en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals:
- pensioen
- reiskostenvergoeding
- 30 vrije dagen bij een fulltime dienstverband
- Goede bereikbaarheid;
- Kortom: een baan waar je trots op kan zijn!
Herken jij jezelf in het bovenstaande? En voldoe je aan de gestelde functie eisen? Solliciteer dan snel!
Contactpersoon
Frank van Eeuwen
T: 06 - 22 46 53 19
E: frank.van.eeuwen@2build.nl
W: www.2Build.nl
